Zapisnici su dokumenti koji omogućavaju da se događaji službeno zabilježe. Zapisnici se koriste za dokumentovanje događaja onako kako se desio, za referenciranje kada je to potrebno, za razmjenu informacija na zvaničan i tačan način i za pravnu zaštitu. Zvanično saopštenje o incidentu daje se kroz zapisnik.

Šta je minuta?

Vođenje zapisnika je proces službenog snimanja sadržaja događaja, sastanka, procesa transakcije ili razgovora tačno onakvim kakav jeste. Zapisnici se vode radi pružanja zaštite u pravnim postupcima, službenog dokumentovanja incidenta, pozivanja na zvaničan dokument u pravnim postupcima i preciznog prenošenja situacije.

Zapisnike sastavljaju zvanične institucije mogu potpisati policija, notar, sud, kompanije, vladine službe ili službene institucije.

Kako voditi zapisnik?

Budući da su zapisnici službeni dokumenti, postoje određena pravila koja se moraju poštovati prilikom njihove izrade. Procedure vođenja zapisnika mogu imati promjene i različite detalje u vezi s prirodom i lokacijom događaja koji se evidentira. Možete primijeniti sljedeće uslove kao primjer kako voditi zapisnik:

• Prije početka sadržaja zapisnika morate napisati naslov u skladu sa pravilima. Ako ne postoji posebna situacija za incident koji je predmet izvještaja, naslov treba napisati na sredini stranice i velikim slovima kao 'MINUTE'.
• Nakon navođenja prirode incidenta opisanog u izvještaju, treba dati detaljne informacije o incidentu. Osim detaljnih informacija o incidentu, u izvještaj treba uključiti i način na koji je došlo do informacija o incidentu.
• Informacije kao što su o čemu se radi o incidentu, gdje se dogodio i datum i vrijeme trebaju biti jasno navedene.
• Ako postoje dokazi koji se mogu smatrati dokazima u vezi sa događajem navedenim u izvještaju, i njih treba dodati izvještaju. U izvještaj treba uključiti i informacije o tome kako su dokazi pribavljeni.
• Ako zapisnici zauzimaju više od jedne stranice, poleđinu stranica treba ostaviti praznu, a nove stranice treba numerisati.
• Neophodni su i mokri potpisi osoba čiji su podaci sadržani u zapisniku. Zapisnik bez potpisa nije validan.

Stvari koje treba uzeti u obzir prilikom pripreme zapisnika

Budući da su zapisnici službeni dokumenti, prilikom sastavljanja zapisnika moraju se poštovati određeni šabloni i pravila. Važne tačke u pripremi zapisnika su sljedeće:

• Treba ga pripremiti na A4 ili A5 papirima.
• Naslov zapisnika treba napisati velikim slovima na sredini stranice.
• Datum i vrijeme incidenta, pojedinosti o tome kako se incident dogodio i kako je incident saznao treba detaljno uključiti.
• Dokazi o incidentu također moraju biti uključeni u izvještaj.
• Podaci o identitetu osoba navedenih u zapisniku također moraju biti uključeni.
• Na kraju zapisnika treba navesti datum i vrijeme vođenja zapisnika i potpise navedenih lica kako bi završetak bio jasan.

Kakva je korist od minuta?

Zapisnici se vode jer su službeni dokumenti u slučajevima kada je potrebno prijaviti incident. Zapisnici služe kao pravna i pravna zaštita za događaje koji su se desili, kao referenca za upravljačke situacije preduzeća i odnose zaposlenih i poslodavaca. Da bi zapisnici bili predstavljeni kao službeni dokumenti i bili korisni za incident, moraju biti pripremljeni sa pravim informacijama i pažnjom. Zapisnici se mogu koristiti kao službeni dokumenti za različite događaje i svrhe. Prednosti vođenja zapisnika možemo navesti na sljedeći način:

• Oni pružaju pravnu zaštitu koristeći zapisnike koji vode sud, notar, službene kancelarije ili javne institucije kao dokaz u pravnim postupcima.
• U slučajevima kada su potrebne sankcije ili krivični postupak, zapisnici se dostavljaju sudovima kao službeni dokumenti u vezi sa procesom incidenta.
• U poslovnim institucijama može se voditi zapisnik radi čuvanja detalja o sadržaju sastanaka i diskusija. Ovi zapisnici se mogu koristiti u budućim odlukama.
• Zapisnici koji se vode na radnim mjestima mogu se voditi radi zaštite poslodavca i zaposlenika u pravnim procesima u vezi s događajima na radnom mjestu.

Kako voditi zapisnik prema njihovoj situaciji?

U slučajevima kada je incident potrebno evidentirati, zapisnici se mogu voditi, ali u različitim područjima. Može se voditi zapisnik o poslovnom životu, obrazovanju i zdravstvenom stanju, kao io pravnim ili krivičnim postupcima. U slučaju problematičnih situacija na bolničkim pregledima i liječenju, može se voditi izvještaj o zdravstvenom stanju, izvještaj o kaznama kao što je disciplina u obrazovnom životu, izvještaj o bilo kakvom problemu u vojnim oblastima ili nesreći na radnom mjestu.

Kako voditi izvještaj o saobraćajnoj nesreći?

Zapisnik o saobraćajnoj nezgodi sa materijalnom štetom može se sastaviti u skladu sa sljedećim pravilima:

• Prijavu u dva primjerka moraju popuniti samo osobe koje su učestvovale u nesreći. Ako ste uključeni u nesreću, obavezno je popuniti prijavu čak i ako nemate dozvolu.
• Iako je obrazac popunjen za zapisnik fotokopija, u zapisniku moraju biti prisutni mokri potpisi stranaka.
• Podaci u obrascu moraju biti popunjeni nepotpuno, a uzrok nesreće mora biti jasno naveden.
• Budući da će izvještaj biti nevažeći ako se kompanija i polisa ne mogu identificirati, osiguravajuća društva i brojevi prometnih polisa strana moraju biti navedeni potpuno i tačno.
• Izvještaj se mora dostaviti osiguravajućem društvu u roku od pet radnih dana.

Kako čuvati vojne izvještaje?

U vojnim oblastima, zapisnici obično imaju fiksni šablon. Na primjer, ako se izvještaj odnosi na disciplinski incident, naslov kao što je 'IZVJEŠTAJ O OTKRIVANJU INDISCIPLINE' piše se u gornjem srednjem dijelu stranice sa izvještajem. Nakon navođenja datuma, tačnog vremena i tačne lokacije incidenta, u izvještaj se unose podaci o incidentu i imena koja se spominju u incidentu. Nakon što se na kraju navede datum vođenja zapisnika, zapisnik se sastavlja mokrim potpisima lica navedenih u zapisniku i lica koje je vodilo zapisnik.

Kako čuvati izvještaje učenika?

Kao iu drugim zapisnicima, nakon što je naslov izvještaja napisan velikim slovima, uključuje se datum, vrijeme, detalji događaja i imena spomenuta u događaju. Nakon što se na kraju doda datum zapisnika, zapisnik se sastavlja mokrim potpisima učenika, nastavnika, pomoćnika direktora i direktora.